Description de l'offre

PREMIERE URGENCE INTERNATIONALE
OFFRE D'EMPLOI - CHARGÉ(E) ADMINISTRATION

Dans le cadre de ses activités humanitaires,
L'association française Première Urgence Internationale recherche :
Chargé(e) Administration
Contexte :
Première Urgence Internationale (PUI) est une Organisation Non Gouvemementale de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. Elle a pour objectif de répondre à l'ensemble des besoins fondamentaux des victimes civiles mises en péril, marginalisées ou exclues par les effets de catastrophes naturelles, de guerres et de situations d'effondrement économique. PUI est présente dans 22 pays, en Afrique, en Asie, au Moyen-Orient, dans le Caucase et les Caraïbes, et intervient dans les domaines de la sécurité alimentaire, la santé, la nutrition, la réhabilitation d'infrastructures, l'eau et l'assainissement et la relance économique.
PUI est présente au Cameroun depuis 2008, sur le front Est / Adamaoua tout d'abord puis dans l'Extrême Nord (EN) en 2014/2015, via sa base de Maroua. Elle y mène des activités d'urgence et de relèvement en Eau Hygiène et Assainissement (EHA), Sécurité Alimentaire Nutritionnelle et Moyens d'Existence (SANME), Articles Ménagers Essentiels (AME)/Abri. Depuis 2017, PUI s'est étendue dans le Logone-et-Chari (LC) depuis sa base de Kousseri où les équipes mènent des projets en SANME, EHA, Abri, AME, Santé-Nutrition dans le cadre du Rapid Response Mechanism (RRM).
Dans le cadre de la mise en œuvre des projets et programmes, PUI recrute un(e) Chargé(e) Administration.
Objectif global :
• Sous la responsabilité directe du Responsable Administration Extrême- Nord, le/la Chargé(e) Administration, est chargé d'appuyer la gestion administrative, comptable, financière et des Ressources humaines de la base dans le respect des procédures PUI et des exigences bailleurs.
Responsabilités et champs d'action
1.    Gestion comptable et trésorerie : Il/ Elle assure la tenue des caisses et de la comptabilité de la base, et y participe à la bonne tenue des aspects relatifs aux finances et budget.
2.    Gestion financière et budgétaire : Il/Elle participe à la bonne tenue des aspects relatifs aux finances et budgets au niveau de la base ;
3.    Suivi du recrutement et du briefing d'intégration des nouvelles recrues de la base
4.    Suivi opérationnel des activités RH et gestion administrative du personnel de la base
5.    Suivi des évaluations, des formations de la base
6.    Appui à la communication liée aux Ressources Humaines de la base
7.    Suivi des contrats et préparation de la paie de la base
8.    Gestion administrative : Il/Elle assure la gestion administrative sur la base et s'assure du respect des procédures y afférentes, avec l'appui du Responsable Administration ;
9.    Archivage des documents : Il/ Elle assure l'archivage des documents administratifs, RH, comptables et financiers de la base.
Objectifs spécifiques et activités à réaliser
1.    ASSURER LA BONNE GESTION COMPTABLE
Il/Elle effectue les paiements et autres encaissements (cash, transferts et virements, avances sur salaire) au regard du prévisionnel des dépenses et conformément aux règles et procédures de PUI ;
Il/Elle assure le contrôle de la fermeture des avances de fonctionnement et des avances sur salaire le cas échéant ;
Il/Elle vérifie le solde des journaux et réconcilie avec les données comptables et remonte les écarts au responsable hiérarchique ;
II/EIIe saisit les opérations de caisse dans les outils comptables (main courante) par code comptable et code analytique (imputation budgétaire) en respectant les procédures PUI ;
111Elle s'assure de la bonne affectation des dépenses sur les bons projets et les bonnes lignes budgétaires
Il/Elle vérifie la conformité des documents comptables de l'ensemble des opérations de la base selon les règles et procédures de PUI et suivi des régularisations ; Il/Elle vérifie et consolide les comptabilités des partenaires ;
Il/Elle réalise les contrôles mensuels et annuels des journaux comptables et prépare les éléments de la clôture comptable mensuelle et annuelle sous la supervision de son responsable hiérarchique avant importation ;
Il/Elle importe la comptabilité dans SAGA mensuellement et envoie après validation du responsable hiérarchique, les éléments du pack comptable mensuel en coordination finance selon le calendrier établi Welle suit les régulations (dans la comptabilité informatique et physique et dans les dossiers logistiques) Il/Elle établit le prévisionnel de trésorerie avec les équipes et envoie au responsable hiérarchique pour validation/ transmission en coordination ;
Il/Elle contribue dans la gestion de la trésorerie de la base et alerte le(a) responsable hiérarchique du niveau de la trésorerie ;
111EIIe fait les demandes d'approvisionnement des caisses dans le respect des procédures PUI mises en place.
2.    PARTICIPER LA BONNE GESTION FINANCIERE ET BUDGETAIRE DE LA BASE
Il/Elle s'assure que les dépenses respectent le budget alloué ;
Il/Elle vérifie les affectations budgétaires par projet et par ligne de dépense dans le suivi budgétaire avant l'enregistrement des écritures dans la main courante ;
Il/Elle participe activement à la mise à jour de suivi budgétaire au niveau de la base ;
111Elle participe de l'optimisation des coûts en utilisant les suivis budgétaires et le tableau d'affectation des coûts à cette fin
Il/Elle appuie lors des audits intemes et externes : extrait comptable, pièces justificatives et leur transmission au int focal audit mission.
3.    SUIVI DU RECRUTEMENT ET BRIEFING D'INTEGRATION DES NOUVELLES RECRUES DE LA BASE
Il/Elle élabore, sur la base de profils de poste, les offres d'emploi de la base en collaboration avec les responsables d'équipes concernés et soumet l'ensemble à son responsable hiérarchique.
Il/elle prépare le rétroplanning du recrutement en lien avec son responsable hiérarchique et les responsables d'équipes concernés.
Il/Elle diffuse les offres après validation, prépare des grilles d'émargement pour le dépôt des dossiers physiques.
Il/Elle rtici au dé uillement des dossiers de candidature et entretiens de sélection.

Il/Elle participe à la rédaction des grilles d'entretien, des tests de sélection et à la rédaction des procès verbaux de sélection.
Il/Elle contacte les candidats sélectionnés aux différentes étapes du processus de recrutement.
Il/Elle élabore, met à jour, remplit ou imprime les documents liés à la prise de poste et les soumet au à son responsable hiérarchique.
Il/Elle diffuse la lettre ou l'email de constitution du dossier administratif avant la date prévue de début du contrat.
Il/Elle participe à l'accueil du nouveau personnel, organise son planning de briefing et assure le briefing administratif avec une présentation du kit d'accueil, des procédures administratives, des politiques ressources humaines, des politiques d'éthique, du contrat de travail, du règlement intérieur, de la charte PUI et du code de conduite.
Il/Elle assure la constitution du dossier administratif individuel des nouveaux arrivants : immatriculation auprès de la CNPS, et collecte des documents demandés dans la fiche de constitution de dossier administratif.
Il/Elle s'assure que le dossier de chaque employé est complet, conformément aux règles de la mission Première Urgence Internationale et au respect de la législation nationale du travail
Il/Elle contrôle les dates de fin de contrat et anticipe sur les renouvellements en envoyant les demandes de confirmation au responsable hiérarchique.
4. SUIVI OPERATIONNEL DES ACTIVITES RH ET GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL DE LA BASE
II/Elle collecte, vérifie et classe les fiches de présence et les TimeSheet chaque mois : organise la collecte et relance les responsables d'équipe si nécessaire.
Il/Elle s'assure que les fiches de présence et les TS sont archivés numériquement dans le bureau RH. Il/Elle diffuse mensuellement l'état des soldes de congés aux responsables d'équipe et alerte en cas de solde élevé.
Il/Elle s'assure que la planification des congés soit faite trimestriellement afin que l'ensemble du personnel ait pris ses congés et jours de récupérations avant le 31 décembre ou la date de fin du contrat de travail si elle tombe avant.
Il/Elle donne aux responsables d'équipes les formulaires adaptés au suivi de leur personnel (fiches de congés, de jours de récupérations, de présence etc...), assure leur suivi et les archive dans les dossiers individuels du personnel.
Il/Elle effectue des contrôles inopinés du cahier de présence tenu par les gardiens à l'entrée de la base : contrôle de l'heure d'arrivée et de départ, du respect des horaires de travail, et de la cohérence des heures d'arrivée inscrites sur le cahier avec l'heure effective d'arrivée.
Il/Elle assure le respect du Règlement Intérieur par l'ensemble du personnel.
Il/Elle collecte et transmet à la coordination les dossiers de remboursement des frais médicaux. Sur demande du responsable hiérarchique, il prépare la rédaction de courriers administratifs.
5.    SUIVI DES EVALUATIONS ET DES FORMATIONS DE LA BASE
Il/Elle participe, en collaboration avec le responsable hiérarchique au contrôle de la procédure d'évaluation.
Il/Elle alerte et diffuse le planning d'évaluation, archive les évaluations.
Il/Elle contribue le cas échéant à la formation sur les évaluations.
Il/Elle contribue en collaboration avec le responsable hiérarchique à l'élaboration du plan annuel de formation de la base.
6.    APPUI A LA COMMUNICATION L'EE AUX RESSOURCES HUMAINES DE LA BASE
En interne
Il/Elle participe aux réunions d'information générale sur la gestion du personnel cas échéant.

Il/Elle s'assure que toute information en ressource humaine relative au personnel est correctement relayée aux intéressés (contrat, congé, règlement intérieur, paiement salaire, etc.).
Il/Elle informe les Délégués du Personnel de la planification de la réunion mensuelle avec l'Administration, participe à cette réunion et suis la rédaction des comptes rendus.
Il/Elle participe à la diffusion de nouvelles procédures et dispositifs RH
Faciliter la communication des notes de service ou toute autre information RH pertinente entre l'administration et l'ensemble du personnel.
En exteme
Il/Elle est, avec le responsable hiérarchique, l'un(e) des principaux (pales) interlocuteurs (trices) de PUI avec la CNPS (immatriculation, accident de travail, congés maternité, allocations familiales), l'Inspection du travail, la Délégation de l'Emploi, l'assurance, médecine du travail etc....
Il/Elle facilite les échanges et visites avec l'Inspection du travail et toute autorité de l'Etat relative au droit du travail camerounais.
7. SUIVI DES CONTRATS ET PREPARATION DE LA PAIE DE LA BASE
Il/Elle prépare les contrats des nouveaux employés, les renouvèlements et avenants de contrats pour contrôle et signature.
Il/Elle contrôle les dates de fin de contrat et anticiper les renouvellements, en envoyant des demandes de confirmation aux supérieurs hiérarchiques.
Il/Elle fait le suivi et anticipe les fins de contrats en préparant les lettres de préavis. Envoi au Responsable hiérarchique pour validation avant envoi en coordination pour signature.
Il/Elle prépare la paie dans Homère avec toutes les informations liées aux nouveaux employés, aux absences, congés, avances sur salaire, changement de situation etc.... et envoie au responsable hiérarchique pour validation
Il/Elle, une fois la paie validée, imprime les bulletins de paie pour signature et diffusion aux employés
Il/Elle prépare les contrats des prestataires joumaliers (gardiens, chauffeurs etc.. .) et transmet à la finance pour paiement après validation.
8.    PARTICIPER A LA GESTION ADMINISTRATIVE DE LA BASE
Il/Elle suit les contrats des loyers et rédaction des avenant/nouveaux contrats ;
Il/Elle s'assure du paiement des charges mensuelles (eau, électricité, internet, éboueurs), du suivi des contrats afférents et des abonnements si besoin Identifier les sources de variations des charges le cas échéant ;
Il/Elle suit et accompagne des partenaires de PUI dans la gestion administrative et financière.
9.    ARCHIVAGE DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS, RH COMPTABLES ET FINANCIERS
Il/Elle met à jour le plan d'archivage RH et de la comptabilité en respectant les procédures PUI ;
Il/Elle réalise le classement et l'archivage des documents RH suivant les procédures PUI.
Après la clôture comptable du mois N, Il/Elle édite les vouchers de la comptabilité du mois N-I dans SAGA et les rajoutent à toutes les pièces des joumaux comptables avant de procéder à l'archivage numérique de chaque pièce dans son joumal ;
Après l'archivage numérique des pièces, Il/Elle assure le rangement de chaque pièce comptable avec son voucher dans les classeurs suivant les procédures PUI ;
Il/Elle assure l'archivage sur disque dur des dossiers comptables et RH et leur transmission au Responsable administration Extrême-Norddans le respect de la procédure mise en place.
 
Profil recherché •
> BAC+2 en finance et comptabilités, Ressource Humaines, en administration ou tout autre diplôme équivalent.
  BAC+3 appréciée.
  Expérience Professionnelle Requise :
         Minimum 02 ans d'expérience dans un poste similaire au sein d'une ONGI.
  Connaissances et compétences requises
         Tenue de la caisse et de la banque ;
-    Comptabilité ;
-    Clôture mensuelle et annuelle ;
-    Gestion des Ressources Humaines ;
-    Administration du personnel ;
-    Connaissances du droit du travail camerounais ;
-    Compétence en management des équipes ;
-    Compétences rédactionnelles ;
-    Excellente maitrise du pack Microsoft Office ;   Homère ;   SAGA.
> Connaissances et compétences appréciées
         Gestion budgétaire ;
-    Technique en formation ;
-    Connaissance de l'anglais ;
-    Une des langues locales de l'Extrême-Nord.
  Caractéristiques personnelles attendues
         Honnêteté, transparence, impartialité et intégrité ;
     Professionnalisme I sens des responsabilités ;   Ponctualité ;
     Rigueur et précision ;
     Détermination ;
     Bonne présentation ;
     Flexibilité ;
     Sens d'initiative ;
     Sens de la confidentialité.
Conditions
  Poste basé à Maroua, Région de l'Extrême Nord.
  Contrat à Durée Déterminée.
  Salaire défini selon la grille salariale PUI.
  Entrée en poste en octobre 2026.
  Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
LE (LA) CANDIDAT(E) DOIT RENSEIGNER LE QUESTIONNAIRE EN LIGNE VIA LE LIEN PUBLIE https://forms.cloud.microsoft/Pages/ResponsePage.aspx?id=KqPwVmLHEikU3LK3T1ufQkZx1QHe_1NtKhp_NFP4-1UMVVBQlpCQORXWVE2Q1pVRVYIQUhaTlk2WC4u
Vous pouvez également accéder au lien par téléphone en filmant le code QR :
 
DANS LE SITE DE PUBLICATION D'OFFRES D'EMPLOI MINAJOBS PUIS ENVOYER SON DOSSIER (UNIQUEMENT LETTRE MOTIVATION ET CV), A L'ADRESSE MAIL en.recrutement@premiere-urgence-cmr.org EN MENTIONNANT « SON NOM + Chargé Administration » EN OBJET.
LES DOSSIERS FOURNIS NE SERONT PAS RESTITUÉS AUX CANDIDATS.
1. LE/ LA CANDIDAT(E) DOIT PRECISER EXPLICITEMENT LE POSTE POUR LEQUEL IL POSTULE.
2-    DATE LIMITE DE DÉPOT DES DOSSIERS : DIMANCHE 06 SEPTEMBRE 2026.
3-    SEULS LES CANDIDATS PRESELECTIONNES SERONT CONTACTES PERSONNELLEMENT.
A AUCUNE ETAPE DE SES PROCESSUS DE RECRUTEMENT, PREMIERE URGENCE INTERNATIONALE NE FACTURE DE FRAIS DE SELECTION ET D'EMBAUCHE. LE PROCESUSS DE RECRUTEMENT EST GRATUIT. PUI NE DEMANDERA PAS AUX CANDIDATS DE FOURNIR LEUR COORDONNEES BANCAIRES PENDANT LE PROCESSUS DE RECRUTEMENT.
Fait à Yaoundé, le 21 août 2026
Le Coordinateur RH Mission Tchad-Cameroun
Henri BIANG SANZHIE